9 نصائح لكتابة رسائل البريد الالكترونى الالية 2021

9 نصائح لكتابة رسائل البريد الالكترونى الالية 2021

هل أنت إنسان آلي؟ إذا لم يكن الأمر كذلك (يطلب منك اختبار CAPTCHA لمدة 5 دقائق تحديد أقماع حركة المرور في مجموعة متنوعة من ظروف الطقس) ، فربما لا تتوقع أن يتم التحدث إليك كما لو كنت واحدًا في بريدك الوارد. ولا أستطيع أن أقول إنني كنت متحمسًا جدًا لتلقي رسائل بريد إلكتروني تقرأ كما لو كانت مكتوبة بواسطة روبوت ، أيضًا.

قل ما تشاء بشأن C3PO ، ولكن على الأقل جعلته كارثته يبرز في بحر من الروبوتات.

يظل التسويق عبر البريد الإلكتروني أحد أكثر القنوات فاعلية في هذا المجال ، ولهذا السبب في هذا المنشور ، سوف أطلعك على كيفية تحقيق أقصى استفادة منه باللغة المناسبة والنبرة والتوصيل. تابع القراءة لتتعلم تسع نصائح حتى تتمكن من كتابة رسائل البريد الإلكتروني – حتى الرسائل الآلية – بلمسة إنسانية وكسب المزيد من العملاء.

9 نصائح لكتابة رسائل البريد الالكترونى الالية 2021

عند هذه النقطة ، يدرك معظم الأشخاص أن غالبية رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقونها هي جزء من أتمتة البريد الإلكتروني – مما يعني أنها جزء من سلسلة رسائل بريد إلكتروني مكتوبة مسبقًا يتم تشغيلها بواسطة إجراء مستخدم معين. لا أحد يتوقع أن يحصل غاية شخصية الاتصالات من شركات زاحف و المحتاجين، حقا أفضل مزيج، ولكن الرسائل الإلكترونية التي تظهر على الأقل قد كتب من قبل الإنسان الفعلي مع شخصية هي في الواقع لا نطلب الكثير.

لل التسويق عبر البريد الإلكتروني لتكون فعالة ، يجب أن تحترم الإنسانية القارئ الخاص بك، أبدا إغفال حقيقة أن يجب أن تكون الكتابة وكأنه شخص حقيقي. رسائل البريد الإلكتروني ليست إعلانات. كلاهما من أبناء عمومته التسويقيين اللذين يشتركان في حاجة مشتركة لكتابة نصوص ممتازة وموجزة ، لكن رسائل البريد الإلكتروني هي فن أكثر تحادثًا. وبصرف النظر عن جميع الجوانب الفنية الموجهة للتحويل تحتاج إلى تقلق مع رسائل البريد الإلكتروني (مثل خطوط الموضوع ومعدلات مفتوحة)، والكتابة بشكل جيد ينبغي أن تظل أولوية أعلى الخاص بك.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، إليك بعض أفضل الممارسات التي تم تجربتها واختبارها من فريق Reedsy (مع شكر خاص لـ Mayara Benedetti ، خبيرة البريد الإلكتروني الداخلية لدينا):

1. استخدم الشخص الأول

غالبًا ما يُنظر إلى الشركات على أنها كائنات مجهولة الهوية وغامضة. لذا فإن الخطوة الأولى الأكثر وضوحًا لإضفاء الطابع الإنساني على صوتك هي التحدث بصيغة المتكلم. امتلك “أنا” الخاصة بك ، حتى لو كنت تتحدث نيابة عن الشركة ، أو فريق التسويق ، أو خدمة العملاء ، مهما كانت. لا يزال هناك شخص يقوم بصياغة رسائل البريد الإلكتروني وراء الأتمتة ، لذا سلط الضوء على ذلك — ليس عليك أن تكون الرئيس التنفيذي للمطالبة بملكية ضمير “أنا”.

كيف تكتب رسائل البريد الإلكتروني مثل الإنسان

2. استخدم الأقواس للإشارة إلى العفوية

الطريقة المفضلة لإبراز أنك إنسان ، في الواقع ، هي استخدام الأقواس في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. إن إضافة أفكار قصيرة أو أفكار لاحقة بين قوسين ليس شيئًا يمكن أن يفعله الروبوت. إنها عملية تفكير إنسانية واضحة ، غريزة إضافة الفكاهة أو الضغط على حقيقة أخرى. في جوهره ، يعد استخدام الأقواس دافعًا ودودًا ، يتم التحوط منه بمعرفة أن كل ما تحتويه هذه الأقواس ليس جزءًا لا يتجزأ من وجهة نظرك بنسبة 100٪ ، وبالتالي يصبح أكثر هدوءًا عن طريق علامات الترقيم.

أكثر من ذلك ، فإن الأفكار الجانبية والأفكار اللاحقة هي دائمًا علامة على العفوية ، وتعطي البريد الإلكتروني على الفور جودة محادثة أكبر . إنها إحدى تلك اللمسات اللغوية الدقيقة التي تغير تمامًا كيفية تسجيل البريد الإلكتروني بشكل لا شعوري.

3. تجنب مستويات الحماس المزعجة

لا أعرف كيف وصلنا إلى هنا ، لكن يبدو أن الكثير من النسخة التسويقية التي قرأتها كانت حقًا! فرح! الجميع! ال! زمن!

كيف تكتب رسائل بريد إلكتروني مثل بريد مزعج للإنسان

الأجواء التي أحصل عليها من رسائل البريد الإلكتروني المتحمسة للتجارة الإلكترونية .

آمل أن تكون وجهة نظري واضحة بذاتها: في حين أن التواصل مع العاطفة هو المفتاح ، فإن الظهور وكأنك في حالة هوس عالية من السكر بعيدًا عن المثالية. في الواقع ، تميل المستويات المجنونة من الحماس إلى جعل نسخة بريدك الإلكتروني تُقرأ كإعلان متحيز ، وبعبارة أخرى ، قطعة من الكتابة غير الموثوقة والمفرطة في التفاؤل من أرض أقواس قزح والفراشات والوعود التي لم تنقض أبدًا. إنه غير مقنع فقط ، ويبدو أنه غير صادق ، لأنه كذلك.

لتحقيق هذه الغاية ، من الأفضل التمسك بالادعاءات الواقعية والموضوعية ، مما يحد من استخدامك لعلامات التعجب.

4. قم بتضمين الفكاهة أو الرموز التعبيرية

الفكاهة جيدة ، وستجعل أي بريد إلكتروني مميزًا. إذا كان الأمر يتعلق بك بشكل طبيعي ، فبكل الوسائل تنغمس في الكوميديا ​​الداخلية الخاصة بك. على الرغم من أنني شخصياً لا أقدر التورية ، إلا أنني أشعر بأنني مضطر لأن أشير إلى أنها مشهورة حقًا ، وهي مصدر موثوق إلى حد ما للترفيه عن رسائل البريد الإلكتروني الترويجية .

إذا كنت ، مثلي ، لا تتعبد عند مذبح التلاعب بالألفاظ ، فيمكنك دائمًا استخدام الرموز التعبيرية بطريقة ودية أو فكاهية – على سبيل المثال ، يحب أحد زملائي استخدام الرموز التعبيرية للفرخ الصغير (🐥) أو الشتلات (🌱) كلما كانت تخاطب مبتدئين أو تناقش مشاريع جديدة على التوالي. إنه لطيف دون أن يكون متعجرفًا ، وعلى عكس محادثات Slack الخاصة بنا ، والتي يتم مزجها بشكل متحرّر برموز تعبيرية متعددة ، فهي تقصر نفسها على واحدة.

ملاحظة أخيرة: يمكن قراءة الفكاهة والرموز التعبيرية على أنها غريبة إذا أجبرتها على ذلك. إذا كنت تكافح ، فقد يكون من الأفضل استبعادهم تمامًا – أو كن مستعدًا للاشتراك العشوائي في سن 16 عامًا في قائمتك وهو يسجل جهود الرموز التعبيرية بردود “ok boomer”.

5. شارك بقصة أو تجربة شخصية

القصص هي طريقة رائعة لمنح رسائل البريد الإلكتروني إحساسًا أقوى بالشخصية. لا داعي للجنون في كتابة تحفة إبداعية للكتابة – يمكن أن يكون إرسال “سرد القصص” بالبريد الإلكتروني بسيطًا مثل قول كيف قابلت شخصًا ذكرته. أي شيء يذكر القارئ بأن الشخص الذي يكتب البريد الإلكتروني حقيقي ، وأنه يتنقل في العالم ، مثله تمامًا.

إذا كنت بحاجة إلى مثال ، فهذا مقتطف من النشرة الإخبارية الأسبوعية لتسويق الكتب المؤسس المشارك لشركة Reedsy Ricardo Fayet :

كيف تكتب رسائل البريد الإلكتروني مثل قصة شخصية للإنسان

6. الابتعاد عن الشكليات

اللغة الرسمية بشكل مفرط هي طريقة أخرى ينتهي بها المطاف برسائل البريد الإلكتروني مثل النص الذي تم إنشاؤه بواسطة الذكاء الاصطناعي. رسائل البريد الإلكتروني ليست بيانات صحفية. بدلاً من التفكير في كلماتك كإعلان كبير من منصة ، اكتب رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك كما لو كنت تتحدث إلى صديق. كن مهذبًا وصحيحًا نحويًا ، بالطبع ، لكن حافظ على البرودة. كن أكثر أوباما ، أقل الملكة إليزابيث.

بصفتي متحدثًا للغة الإنجليزية ليست لغتي الأم ، فأنا أريد أن أضيف أن الإفراط في الشكليات يكون أحيانًا نتيجة القلق اللغوي (أنت لا تريد حقًا أن ترى الطريقة التي اعتدت أن أرسل بها بريدًا إلكترونيًا إلى أساتذتي الجامعيين على أنه حديث عصبي). إذا لم تكن اللغة الإنجليزية هي لغتك الأولى ، وكانت غريزتك عند استخدامها هي أن تكون دائمًا مهذبًا بطريقة صحيحة وغير شخصية ورسمية ، فابذل قصارى جهدك لتعمل على بعض الثقة في المحادثة في كتابتك . سوف يساعد.

7. لا تضع افتراضات حول القارئ

أحيانًا يسأل الكتاب أنفسهم أسئلة بلاغية ، فقط ليتبعوا عبارة “أنا سعيد لأنك سألت”. هذا يضمن عمليا بعض الاهتمام بين القراء. عبارة مثل هذه ليست جريمة كبيرة ، وليس هناك أي ضرر حقيقي – السبب الذي جعلني أفردها هو أنها تشير إلى ميل أوسع لوضع افتراضات حول القارئ بسبب عدم وجود جمهور متفاعل في الوقت الفعلي .

يعني تجنب الافتراضات أيضًا الابتعاد عن المصطلحات ، وتوفير السياق ، والإدراك بشكل عام لحقيقة أن القارئ الخاص بك قد لا يعرف ما تتحدث عنه أو لماذا تعتقد أنه مهم بالنسبة لهم.

8. تسجيل الخروج باسمك الحقيقي

كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني مثل إنسان تسجيل الخروج

إنه أنا ، أتمتة البريد الإلكتروني في الحي الودود.

ربما تكون أسهل طريقة لتظهر للقارئ أن بريدك الإلكتروني يأتي من شخص حقيقي هي توقيع رسائل البريد الإلكتروني (النشرات الإخبارية والأتمتة على حد سواء) باسمك الحقيقي الفعلي. لست مضطرًا لأن تكون وجه الشركة لإعلان اسمك ، ويمكنك إضافة المسمى الوظيفي الخاص بك حتى يعرف القراء القدرة التي تكتب لهم بها.

يعني هذا أيضًا إرسال بريدك الإلكتروني من عنوانك الشخصي للعمل ، بحيث يظهر اسمك الكامل أو الأول كمرسل. هذا منطقي: ألا تفتح على الأرجح بريدًا إلكترونيًا إذا كنت تعلم أنه تم إرساله إليك من قبل شخص ما ، بدلاً من info@companyname.com؟ يمكنك المضي قدمًا واختبار أ / ب ما هو الأفضل لجمهورك: أ) الاسم الكامل ، أو ب) الاسم الأول + “من [اسم الشركة]”.

الإرسال من عنوان حقيقي ، بدلاً من عنوان عادي ، يعني أيضًا أن المستلمين يمكنهم بالفعل إعادة الكتابة بالأفكار أو الأسئلة. لا شيء يقول  الروبوت  أكثر من حساب بريد إلكتروني ، لذا تجنب ذلك بأي ثمن لحملات الرعاية ، حيث الردود والتفاعلات هي بالضبط ما تبحث عنه.

كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني مثل اسم تسجيل الإنسان

9. تجنب الخطابات غير الضرورية (لا داعي لأن تكون محبوبًا)

الآن لنقطة أخيرة متناقضة قليلاً: لا تنجرف في محاولاتك أن تكون اجتماعيًا. نعم ، من المهم حقًا أن تبدو كإنسان ، لكنك أيضًا لا تريد أن تكون الشخص الذي يمثل مشكلة في المقصف والذي لن يسمح لك ولقهوة التبريد السريع بالهروب من براثن حديثهما الصغير المرهق.

كيف تكتب رسائل البريد الإلكتروني مثل قطة بشرية

القط جيبسي لم يحصل طوال اليوم.

أنت لا تعرف في الواقع الأشخاص على الطرف الآخر من الأتمتة الخاصة بك ، لذا فإن الخطاب “كيف حالك؟” أو “أتمنى أن تتعامل بشكل جيد مع هذا الوباء” ، على الرغم من حسن النية ، إلا أنه لا مكان لها في أتمتة التسويق. (من المؤكد أن لها مكانًا في المراسلات الفردية ، لكن الأتمتة شيء مختلف.) بدلاً من ذلك ، احترم وقت القراء وتناول الموضوع مباشرة. على عكس التفاعلات الاجتماعية ، يمكن أن تكون البداية القوية ، إن لم تكن مفاجئة بعض الشيء ، شيئًا جيدًا – سريعة وجذابة – فهي تعمل بشكل يشبه إلى حد كبير استخدام المؤلفين “الخطافين” في رسائل الاستعلام إلى الوكلاء الأدبيين.

إضفاء الطابع الشخصي على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مع هذه النصائح

لست بحاجة إلى تنفيذ كل هذه الاقتراحات بالطبع. رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بنفسك، ويجب أن تعكس بشكل مثالي لديك صوت، لذلك أنت حر في أن تأخذ هذه المقترحات بمثابة نقطة الانطلاق من خلالها إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أكثر بانتباه. دعونا نلخص:

  1. استخدم أول شخص
  2. استخدم الأقواس للإشارة إلى العفوية
  3. تجنب مستويات الحماس المزعجة
  4. قم بتضمين الفكاهة أو الرموز التعبيرية
  5. شارك بقصة أو تجربة شخصية
  6. ابتعد عن الإجراءات الشكلية
  7. لا تضع افتراضات بشأن القارئ
  8. تسجيل الخروج باسمك الحقيقي
  9. تجنب الخطابات